Utilizacion de Word

Operaciones básicas con Microsoft Office Word 2010

La barra de herramientas de acceso rápido contiene, las opciones que más frecuentemente utilizaremos, como son: Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho).

La barra de título, contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa, en su extremo derecha se encuentran los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La cinta de opciones el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para modificar y personalizar el documento. Se divide en pestañas que cada una contiene una categoría y dentro de ellas, unas herramientas específicas para cada función.

Las barras de desplazamiento permite visualizar el contenido y las hojas que componen nuestro documento. Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical, si la hoja fuese más ancha que la ventana, también veríamos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.

Con el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.

- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.

- O bien puedes pulsar el botón Ctrl y la rueda del ratón para aumentar o disminuir la vista.

Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión, esto quiere decir que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá.



La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta información si hacemos clic sobre ella cualquiera de las opciones.

APRENDIENDO A USAR WORD

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como escribir en una hoja de papel que luego puede ser impresa, con la ventaja de que puede podemos cambiar los márgenes y modificar la hoja a nuestro gusto (bien usando configuración ya establecida o con medidas nuestras que podremos crear). Voy a explicar como utilizar los elementos básicos para configurar una página.

CONFIGURACIÓN DE PAGINA

En la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, encontramos herramientas para seleccionar la Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados. Es muy importante saber qué tipo de papel vamos a utilizar para elegir unos márgenes u otros.

Para cambiar el tamaño del papel haremos clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

Si pulsamos el pequeño botón de la esquina inferior derecha del grupo Configuración de página, veremos la siguiente ventana:

En la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros deseados en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el de Encuadernación, que es el espaciado que se reserva para encuadernar las hojas. También nos encontraremos más opciones que son:

- Posición del margen interno. Aquí indicaremos en qué posición vamos para aplicar el margen de encuadernación.

- Orientación. Indicamos si la página esté orientada en vertical u horizontal.

- Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará en qué consisten en esas opciones.

- Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, se restauraran todos los valores a lo que trae configurados por defecto.
En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y de dónde coger el papel en el caso de que la impresora tenga más de una bandeja para guardar el papel.

En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y Pies de Página. Los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.

-Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado.

-Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página.

TIPOS DE PLANTILLA

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas, cabeceras y pies de página, etc. Las plantillas se guardan en formato .dotx o dotm.

Para utilizar las plantillas de word haremos clic en Archivo > Nuevo y habrá varias opciones de plantillas:

- Plantillas recientes permite elegir entre las últimas plantillas utilizadas en el Word..

- Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron con el paqUete Office.

- Mis plantillas es donde aparecerán las que hayamos creado nosotros.

- Plantillas de Office.com cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, estarán clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines, Calendarios, Cartas, etc..

Guardar y Abrir archivos

Para Guardar un documento puedes utilizar las opciones de Guardar y Guardar Como... presentes en la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido.

Si utilizamos la opción Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite:
-Cambiar el nombre del archivo.
-El tipo (.doc .docx .rtf .pdf ...)
-La carpeta que lo contiene.

Si el documento ya había sido guardado, lo que se guardara son las modificaciones realizadas en él.

CORRECTOR ORTOGRÁFICO

La revisión ortográfica es una herramienta que evita que haya errores gramaticales cuando estamos escribiendo en nuestro un texto por lo que antes de mandarlo o imprimirlo es conveniente revisar el documento para evitar los errores, aunque algunos errores no puede detectarlo esta herramienta cada vez es más potente y útil.

La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado.

Revisar mientras se escribe

Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en verde.

Las líneas sirven para informar por lo que si imprimimos el documento no se imprimirán.

Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá elegir una de las palabras correctas.


Le damos botón derecho del ratón encima de la palabra o también le podemos dar a revisar, ortografía y gramática

Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos otras opciones, como son:

- Omitir: Cuando el corrector se equivoca, o se utilizan palabras que no están incluidos en el diccionario se debe, omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar dicha palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas.

- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.

- Auto corrección. La auto-corrección permite que Word sustituya automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos.

- Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.

- Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero sí popularmente o en determinadas jergas.

Forzar la revisión

Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos recurrir a forzar la revisión una vez hayamos terminado de escribir. Lo hacemos desde la pestaña Revisar > opción Ortografía y gramática, o tambien podemos pulsar F7.

Cuando ya no haya ninguna palabra más por revisar nos aparecerá este mensaje y haremos clic en aceptar para podre seguir trabajando con el documento.

DAR BUENA APARIENCIA AL TEXTO

En esta sección del tutorial aprenderemos como utilizar las principales herramientas para darles buen aspecto a nuestros documento y realizar una buena presentación a vista de todos los que vayan a revisar nuestro documento, las herramientas que vamos a utilziar principalmente son:

-Alineación del texto

-Sangría y tabulaciones

-Tipos, tamaños, estilos y color de letra

-Bordes y sombreados.

-Encabezados y pies de pagina

-Marcas de agua

-Color y bordes de pagina.


Aprendiendo a usar esas herramientas podremos crear textos como el de la siguiente imagen :

Alineación

Alinear un párrafo o un texto es marcar cual será su alineación respecto de los márgenes de la página, también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el texto se encuentra en una tabla.

Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:

izquierda Este párrafo tiene establecida alineación izquierda.

central Este párrafo tiene establecida la alineación centrada.

 justificadaEste párrafo tiene establecida alineación derecha.

derecha     Este párrafo tiene una alineación justificada.

Sangría y tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación. TAB

Los tipos de tabulación son:

-Izquierda - el texto se desplazara a la derecha de donde se indique la tabulación

.
-Derecha - el texto se centra donde se indique este tipo de tabulación.

-Decimal – el texto será alineado de acuerdo al punto decimal que utilicemos que siempre será la 

coma (,), todo el texto que se encuentre antes de la coma será alineado a la izquierda de esta y el que este escrito detrás ira a la derecha de la coma.

-Barra de tabulaciones – se agregara una línea horizontal del tamaño del texto seleccionado en el lugar donde coloquemos la tabulación.

-Sangría de primera línea – tan solo se moverá la primera línea de cada párrafo en función de la cantidad de espacio que le queremos meter.

-Sangría francesa – este caso al contrario que el anterior es para mover el resto de párrafo que no se la primera línea también en función del espacio que queramos meterlo.



Una vez que hayamos elegido el tipo de tabulación para introducirla en nuestro texto haremos clic en la regla en función de la distancia a la que queremos ponerla y veremos que sale el icono de nuestra tabulación en la regla para permitirnos trabajar de una manera cómoda, cuando pongamos un tabulador en la regla podemos hacer doble clic para que se abra un nuevo cuadro de opciones como éste y poder trabajar de una manera mas facil todavía para meter los tabuladores, sus rellenos y las posiciones.

En esta seccion podemos elegir entre los tipo de tabulador que podemos utilizar ya citados anteriormente.

En este cuatro de diálogo nos permite definir el espacio y la distancia exacta expresada en cm de los tabuladores.

Fijar Nos permite fijar o establecer un tabulador a una distancia y un tipo de relleno que nosotros queramos.

Eliminar Con este botón podemos quitar un tabulador que nosotros deseemos el cual este establecido previamente.

Eliminar todas El botón de eliminar todo nos permite eliminar todos los tabuladores que hayamos establecido

En este apartado podemos establecer el tipo de relleno que habra en el espacio entre un tabulador y otro


Tipos, tamaños y color de letra

La fuente es la forma en que se representan cada una de las letras, números y signos de puntuación que se escriben en el texto

Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo Fuente.

Voy a comentar las herramientas más importantes de estos paneles.
Fuente

Es el tipo de fuente o tipografía con la que escribiremos en el documento.

La lista se divide en tres opciones principalmente que son: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas las fuentes. Esto es así para que el listado resulte más práctico y, si estás utilizando una fuente la encuentres fácilmente entre las primeras posiciones de la lista.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles.

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.


Tamaño de fuente

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto.








Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma de que también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que apunta hacia abajo lo disminuye.


Efectos básicos

Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto

Basta con seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Al activarse la opción se muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso y se pueden activar varios a la vez .

Negrita(teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los caracteres.
Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.
Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una línea bajo el texto. Si pulsamos la flecha triangular de la derecha se despliega un menú que permite cambiar el estilo de la línea, pudiendo elegir entre varios tipos de línea.
Tachado Dibuja una línea sobre el texto de modo que lo tacha.
Subíndice  (teclas CTRL+ =): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más abajo que el resto del texto
Superíndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más arriba que el resto del texto.


Cambio mayúsculas/minúsculas

En la pestaña Inicio > grupo Fuente > opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... podemos desplegar un menú desde la pequeña flecha triangular que nos permite cambiar el formato de mayúsculas a minúsculas en el texto seleccionado. Las opciones son:

Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas.
minúsculas. Todas las letras en minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas.
Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.


Color y efector del texto.

Podemos dar color a las palabras del texto, utilizamos las herramientas que también se pueden aplicar a la vez:

Color de fuente : Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la letra A del icono es el color que hay seleccionado actualmente. También se dispone de una paleta de colores que se muestra

Color de resaltado de texto Sirve para colorear el fondo del texto del color indicado, del mismo modo que resaltaríamos sobre una hoja de papel con un rotulador
Efectos de texto  Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un menú con tipos de letras con formatos pre diseñados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color distinto

Encabezados y pies de páginas



Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página por lo que resulta una herramienta muy útil a la hora de hacer los trabajos.

El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se inserta al final de la página

Para modificaros vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.

Se nos mostrará una nueva pestaña, Herramientas para encabezado y pie de página > Diseño, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles:

Observamos que ha aparecido el Encabezado delimitado por una línea punteada y ahora podremos teclear como si estuviéramos escribiendo en un texto normal.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la cinta.


Como veremos en la casilla que pone insertar podremos introducir varias opciones a nuestro encabezado o pie de página como:

-Imágenes

-Imágenes prediseñadas

-Hora y fecha

-Números de página

Color, bordes de página y marcas de agua

Los bordes de página sirven para dar un borde alrededor de los margenes que tengamos establecidos en la hoja. Para ello iremos a la pestaña de Diseño de Pagina y en el grupo Fondo de página, haremos clic en Bordes de página. Al pulsar esta opción se abre un cuadro de diálogo como el siguiente:

Para que resulte más fácil de entender seguiré un orden en el que iremos configurando las opciones de izquierda a derecha.
Primero seleccionamos el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado. El cuadro seleccionado es el que está enmarcado en azul.
Luego, selecciona el estilo de línea que quieres aplicar.

Si eliges un Estilo de línea, podrás especificar su color y ancho.

En cambio, si escogemos la opcion Arte, el borde será realizado por una línea de dibujos que no podremos configurar.

3. Por último, elegimos en la aplicar a: que sección del documento o también podremos coger el documento entero. De forma predeterminada se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su lado podrás decidir cuáles mostrar.

Cuando tengas todo seleccionado con la configuracion que se desee haremos clic en aceptar




Por otro lado está la opción de color de página, es una herramienta simple con la que podremos cambiar el color de la hoja de nuestro documento con el que estamos trabajando, para ello iremos a la pestaña de Diseño de Pagina y en el grupo Fondo de página, haremos clic en Color de página, y se mostrara una paleta de colores, elegimos la que mas nos guste.

Por ultimos tenemos la marca de agua, que puede llegar a ser una herramienta muy útil si le damos un buen uso. Una marca de agua es un texto que se ve al fondo de la página, por ejemplo Confidencial, Borrador o No Copiar. Al hacer clic se desplegará el menú siguiente que te permitirá elegir el que quieras del listado o incluso crear uno personalizado.

Tablas

Una tabla está formada por celdas que están agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, números o gráficos.


Crear tablas

Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas

1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic, se inserta la tabla en el documento

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla.

3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. Iremos dibujando las líneas que la formarán.



Podemos retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño > grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla.

Estilo de tablas

Antes hemos visto como crear la distribución de celdas, pero existe otro aspecto importante: el estilo de la tabla. Es decir, su formato. Podemos aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la pestaña Diseño > grupo Estilos de tabla

Alineacion y direccion del texto

La alineación del texto es la alineación del contenido (texto,imagenes,...) dentro de las celdas. Para ello lo haremos desde la pestaña Presentación > grupo Alineación.

Las nueve imagenes de la izquierda representan cada una de las alineaciones posibles, que son las combinaciones de alineación horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e inferior). Lo único que hay que tener en cuenta, es que las celdas a las que se quiera aplicar la alineación estén seleccionadas con anterioridad.

Con el botón Dirección del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la dirección que señalen las flechas, que por defecto será horizontal hacia la derecha (dirección de lectura occidental).


Sombres y Bordeados

Los bordeados es una opción para cuanto tengamos una tabla y queramos hacer desaparecer alguna de las lineas que la componen ocultandolas para cambiarle el dieño de la tabla o para resaltar con un color más oscuro alguna de las lineas .

En cuanto al sombreado se utiliza para dar color a; una celda en concreto, un grupo de celdas o la tabla entera.

Elementos gráficos


En muchos casos documento word se verá mejorado si incorpora imagenes, fotografías, gráficos o cualquier otro objeto visual.

Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones, son los siguientes:

- Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Word en una librería organizada por categorías.

- Imágenes de mapa de bits. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas modificaciones como cambiar el tamaño, el brillo.y tambien se pueden cambiar los tamaños.

- Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos también son vectoriales.

- SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.

- Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Finalizar documento



En Word también existe la posibilidad de añadir de algún modo seguridad en nuestros documentos. Ahora os enseñare algún tipo de seguridad en nuestro Word.
Añadir contraseña al documento

Es una buena forma de aplicarle seguridad a nuestro documento para que únicamente la persona que conozca esa contraseña pueda abrir y modificar el documento.

Accediendo por la pestaña Archivo > Información pulsaremos el botón Proteger documento y elegimos la opción Cifrar con contraseña. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo desde el que introduciremos la contraseña.

Restriccion de edicion.

Con esta restricción podemos determinar que tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que vamos a ver a continuación.

Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición.

Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qué usuarios pueden realizar las modificaciones. Las opciones que podemos escoger son:

-Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados serán resaltados.

-Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.

-Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán escribir en las áreas de los formularios.

-Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite realizar ningún cambio, equivale a sólo lectura. 

Imprimir

Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaña Archivo y seleccionar Imprimir. En la pantalla verás las opciones de impresión, tal y como se muestra en la siguiente imagen.